Kantor Arsip UI menggelar Seminar Nasional Kearsipan 2016 pada Kamis (26/5/2016) di Ruang Annex, Kampus UI Depok. Mengangkat tema “Providing Quality Digital Records”, acara ini mengulas keabsahan arsip digital sebagai alat bukti dalam proses peradilan. Seminar yang terbagi menjadi beberapa sesi itu diisi oleh beberapa ahli di bidang hukum dan pengarsipan.
Kepala Arsip Nasional RI, Dr. Mustari Irawan, MPA hadir sebagai Keynote Speaker yang membahas kebijakan kearsipan nasional tentang autentikasi arsip digital. Sementara itu, Cassandra Findlay (Project Lead for the reviewer ISO 15489 Record Management, International Standards Organisation berbicara tentang bagaimana menyediakan arsip digital yang berkualitas baik dalam sebuah organisasi.
Dua sesi berikutnya berbentuk diskusi panel. Diskusi pertama diisi oleh Bambang Dwi Anggono, S. Sos., M. Eng. (Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia) dan Dr. Indra Budi, S.Kom., M. Kom. (Dosen Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia).
Selanjutnya, diskusi panel kedua diisi oleh Suharto, S.H., M.H. (Panitera Muda Mahkamah Agung Republik Indonesia), Dr. Edmon Makarim, S. Kom., S.H., LL.M. (Dosen Fakultas Hukum Universitas Indonesia), dan Junino Jahja, S.E., M.B.A. (Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia).
Dalam seminar itu, para pembicara sepakat untuk menempatkan dokumen digital sebagai alat bukti yang sah di proses peradilan Indonesia. Mewakili Mahkamah Agung, Suharto menjelaskan bahwa dokumen bisa jadi alat bukti di kasus pidana dan perdata merujuk pada Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik pasal 5 ayat (1).
“Masyarakat terkadang ragu dengan dokumen digital. Tetapi, sebenarnya bisa dijadikan barang bukti sah, misalnya bukti chat di smartphone dapat menjadi bukti transaksi korupsi,” ujarnya. Hal ini sekaligus menunjukkan bahwa hukum Indonesia telah mengakomodasi keberadaan alat bukti digital.
Senada dengan Suharto, Edmon menekankan bahwa penggunaan alat bukti berbentuk elektronik ini akan lebih efisien. “Berkas-berkas yang menjadi alat bukti tidak lagi harus dicetak. Tumpukan kertas tebal dapat dihemat dengan satu flashdisk saja,” jelasnya.
Menurut Edmon, hal terpenting justru bagaimana memastikan informasi elektronik itu layak dipercaya atau tidak. Informasi elektronik layak dipercaya jika berasal dari sumber yang terpercaya pula.
Melengkapi dua pembicara lain, Junino memaparkan langkah-langkah dalam mengelola risiko penggunaan arsip digital dalam organisasi. Cara sederhana yang harus selalu diingat adalah selalu menyimpan salinan cadangan (back-up) dari program dan arsip data di lokasi yang aman dan terpisah (off-site location).
Penulis: Dara Adinda Kesuma Nasution
