Depok, 19 November 2024, Universitas Indonesia (UI) melalui Biro Humas dan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) menerima kunjungan dari Universitas Diponegoro (UNDIP) pada (19/11) di gedung SIPP kampus UI Depok. Kunjungan ini bertujuan untuk memperkuat kerja sama antar perguruan tinggi dalam pengelolaan informasi publik dan strategi komunikasi kelembagaan. Studi banding berlangsung di Gedung PPMT, Kampus Depok, dengan suasana hangat dan penuh semangat kolaborasi.
Delegasi UNDIP yang dipimpin oleh Manajer Ketatausahaan dan Protokol UNDIP, Anggi Andyaningsih S.Hum beserta jajaran disambut hangat oleh Kepala Biro Humas dan KIP UI, Dra. Amelita Lusia, M.Si., Dalam sambutannya, Dra. Amelita Lusia, M.Si. mengatakan, “Melalui studi banding ini, kami berharap dapat saling belajar mengenai strategi pengelolaan informasi publik yang efektif dan inovasi kehumasan di lingkungan perguruan tinggi. Sinergi seperti ini penting untuk meningkatkan transparansi, memperkuat branding universitas, dan memberikan pelayanan informasi terbaik kepada masyarakat.”
Agenda kunjungan dimulai dengan pemaparan tentang sistem pengelolaan kehumasan dan keterbukaan informasi di UI. Selain itu dipaparkan pula pengelolaan media sosial, hubungan dengan media massa, hingga penerapan standar keprotokolan di lingkungan UI. Tim Biro Humas dan KIP UI memaparkan tata urutan acara, penanganan tamu kehormatan, hingga pengaturan teknis sidang terbuka seperti Dies Natalis, Wisuda, Pengukuhan Guru Besar, Promosi Doktor, Adjunct Professor dan Honoris Causa. Pelaksanaan acara tersebut dikembangkan berdasarkan prinsip profesionalisme, penghormatan terhadap tamu, dan penyampaian citra universitas yang positif kepada masyarakat luas.
Pemaparan tersebut dilanjutkan tentang pedoman peraturan yang diterapkan di Biro Humas dan KIP UI, termasuk kebijakan komunikasi institusi, keterbukaan informasi publik, dan manajemen data sesuai peraturan pemerintah. Tidak hanya mendapatkan paparan teori, pada kegiatan studi banding ini, UNDIP juga diajak untuk melihat langsung pelaksanaan Gladi Resik Pengukuhan Guru Besar UI yang berlangsung di gedung Balai Sidang UI. Diskusi interaktif juga menjadi salah satu bagian penting dalam kunjungan ini, khususnya dalam membahas susunan acara dan protokol resmi untuk kegiatan seremonial seperti pengukuhan Guru Besar, pengelolaan protokol kehadiran tamu penting, termasuk pejabat pemerintahan, mitra akademik internasional, dan tokoh masyarakat. Penekanan diberikan pada koordinasi yang solid antarpanitia dan keakuratan jadwal agar setiap acara berjalan sesuai rencana.
Kunjungan ini diharapkan dapat menjadi awal dari kolaborasi yang lebih erat antara Universitas Diponegoro dan Universitas Indonesia dalam bidang komunikasi dan keterbukaan informasi. Dengan semangat berbagi pengetahuan dan pengalaman, kedua institusi optimistis dapat bersama-sama mendorong peningkatan layanan informasi publik yang transparan dan akuntabel di perguruan tinggi.
Pada kunjungan ini, membersamai Kepala Biro Humas dan KIP antara lain, Kepala Bagian Hubungan Kemitraan dan Hospitality, Finda Salsabila., M.A.; Pengelola Acara dan Protokol, Rengga Satrio Wibisono., M.Ikom serta tim Tata Upacara UI yaitu Kumaeroh., Suhadi dan Supriyono. Adapun delegasi Undip yaitu Supervisor Sekretariat Rektor dan Protokoler, Lutfiana Ilma Annisa; Pengolah Data, Margiyono; Petugas Protokol Undip antara lain Muhammad Imaduddin, Aldira Dinda Hermawan, Sari Retnowati dan Dhiajeng Cintyaminastiti.
Penulis: Hanifah Hamidah | Editor: Finda Salsabila
